DISPONIBILIDADES: Son
aquellos activos que tienen poder cancelatorio legal ilimitados y otros con
características similares de liquidez,
certeza y efectividad
PRINCIPALES CUENTAS: Caja,
Valores A Depositar, Banco X Cuenta Corriente, Fondo Fijo, Moneda Extranjera.
En toda empresa el control
del dinero se realiza mediante el arqueo de caja
ü Arqueo de Caja:
Se
llama "Arqueo de Caja" al recuento
de dinero, cheques y giros a nuestra orden, existentes en caja.
Esta operación (que forma parte del
Inventario General) permite diaria o periódicamente determinar si el saldo
contable de la cuenta caja coincide con la realidad.
Es
conveniente DEPURAR la caja, dejando en ella sólo el efectivo en moneda
Argentina, ya que:
-
La moneda extranjera puede cambiar de valor, por lo que conviene
registrarla por separado.
-
Los vales en conceptos de gastos y pagos adelantados, no representan de
ninguna forma dinero. (son solo comprobantes de los pagos realizados).
-
Los cheques y cupones de tarjetas de crédito tienen una permanencia
temporaria en caja, ya que no son dinero en efectivo.
Una vez depurada la cuenta caja, nos encontramos en
condiciones de comparar su Saldo Contable con el Saldo Real resultante del
Arqueo y realizar el ajuste correspondiente según el caso.
Cuando
se desconocen los motivos de la diferencia se utilizan las cuentas:
FALTANTE
DE CAJA (PÉRDIDA)
SOBRANTE
DE CAJA (GANANCIAS)
ü
FONDO FIJO
Para
los gastos pequeños de la empresa, que se abonan en efectivo, se utiliza una
“Caja Chica” o “Fondo Fijo”.
Fondo Fijo: Representa los fondos que la empresa destina a
atender gastos de menor cuantía. Por Ej.: Artículos de limpieza, viáticos,
gastos de papelería, etc.
Se debita: Al constituirse el fondo fijo y al reponerse el saldo del
mismo.
Se acredita: Al registrar los pagos efectuados con el fondo fijo.
Saldo: Patrimonial del activo, saldo deudor.
Este
fondo es manejado por algún empleado de confianza, quién realiza los pagos y
conserva los comprobantes de éstos hasta el momento de rendir cuentas y pedir
la reposición del fondo. Recién entonces se registran los gastos realizados.
Ejemplo:
1.
Se constituye un fondo fijo por $ 1.500, con cheque
Banco Nación.-
2.
Se abonan con el mismo los siguientes gastos:
Viáticos $ 700
Luz y Teléfono $ 150.
Impresión de formularios de
administración $ 280
3.
Mediante nuevo cheque se efectúa la respectiva
reposición del fondo fijo.
4.
El gerente administrativo decide aumentar el fondo
fijo en $ 200, para lo que se emite un cheque cargo banco nación.
|
FECHA
|
DETALLE
|
Fº
|
DEBE
|
HABER
|
|
1)
|
Fondo Fijo (+ A)
A Banco Nación C/C (-A)
|
|
1.500
|
1.500
|
|
2)
|
Viáticos (+ Ps.)
Gastos de Local (+ Ps)
Gastos de Papelería (+ Ps.)
A Fondo Fijo (- A)
|
|
700
150
280
|
1.130
|
|
3)
|
Fondo Fijo (+ A)
A Banco Nación C/C (-A)
|
|
1.130
|
1.130
|
|
4)
|
Fondo Fijo (+ A)
A Banco Nación C/C (-A)
|
|
200
|
200
|
ü
Conciliación Bancaria:
Se trata del control de los fondos depositados en una institución
bancaria, éstos no pueden ser objeto de un recuento físico por cuestiones de
seguridad.
Dicho control físico se reemplaza por el control de la documentación que
envía el banco, en relación con la que posee el cliente.
Cada institución bancaria lleva su contabilidad y en ella cada cliente
tiene su número de cuenta que lo identifica. Estas instituciones asumen la obligación
de informar periódicamente a sus clientes del estado de su cuenta para obtener
la confirmación o rectificación de su saldo. El documento que el banco envía al
cliente es una copia de los movimientos realizados en la contabilidad del
banco, generalmente al cabo de cada mes. Este documento se llama "Estado
de Cuenta", "Resumen de Cuenta" o "Extracto de
Cuenta".
Por supuesto que patrimonialmente los registros contables del banco
tendrán el sentido opuesto que los del cliente: Los depósitos que para el
cliente son un aumento de Activo, para el banco implican un aumento de Pasivo
por los valores recibidos y que adeuda. Las extracciones de fondos representan
para el cliente menor Activo en el banco, en cambio para éste serán una
disminución de Pasivo ya que tendrá menores obligaciones de entregarle los
fondos depositados.
Cliente
|
Cuenta: Banco Provincia Neuquén C/C (Activo)
|
|||
|
Operaciones
|
Debe
|
Haber
|
Saldo
|
|
Depósitos
Reembolsos
|
+ A
|
- A
|
Deudor
|
Banco
|
Cuenta Nº 1706580 – Empresa: XX
(Pasivo)
|
|||
|
Operaciones
|
Debe
|
Haber
|
Saldo
|
|
Depósitos
Reembolsos
|
- P
|
+ P
|
Acreedor
|
Si el cliente no efectúa
ninguna observación al detalle de los movimientos que el banco le comunica,
dentro de los plazos establecidos en el mismo estado de cuenta, se entienden
por aceptados y corresponde al cliente demostrar lo contrario.
No obstante, si bien los
movimientos en la registración del cliente y la del banco deben coincidir
aunque con significado contrario, pueden surgir diferencias entre ambas
informaciones. La tarea que cumple el cliente para conciliar o llegar a un
acuerdo sobre las causas que originan esas diferencias se llama
"Conciliación Bancaria".
Para llevar a cabo la
conciliación se comparan los datos suministrados por el banco mediante el "Extracto de Cuenta" con los
datos que el cliente tiene en el “Mayor
de la cuenta banco”.
Las diferencias que surjan pueden ser de dos tipos:
Diferencias Temporales:
Son aquellas que se producen
por diferir el momento en que registra una operación el cliente y el banco.
Ej.:
Un cheque que el cliente
registra como emitido la fecha que lo entrega al beneficiario y el momento en
que éste lo presenta en el banco para cobrarlo.
Un depósito de cheques de
terceros que aparecerán acreditados cuando se cumpla el plazo establecido por
la "Cámara Compensadora".
Para descartar esta
posibilidad, los bancos envían al cliente al dorso del extracto el siguiente
esquema para ajustar el saldo contable del cliente con el que informa la
institución:
Saldo del banco (Según Extracto) $
Más Depósitos de Cheques no acreditados $
Sub-Total
Menos Cheques emitidos y aún no debitados o pagados $
Saldo de la cuenta corriente en libros del cliente $
Si consideradas estas diferencias los saldos aún no coinciden, se trata
de:
Diferencias por errores u omisiones:
Si el error u omisión fue
cometido por el cliente, tendrá que hacer el asiento de ajuste correspondiente.
En cambio si lo cometió el banco será necesario hacer el reclamo para que se
haga la rectificación, para lo cual se cuenta con los comprobantes de los
hechos ocurridos.
En síntesis la conciliación bancaria consiste en la comparación del
resumen bancario y el mayor de banco. Comienza con la búsqueda de diferencias
entre ambos.
è PASOS PARA REALIZAR
UNA CONCILIACIÓN BANCARIA:
- Se compara el
extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos
del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea
se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.
(Punteo)
- Identificar
las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias.
Luego se determina qué clase de diferencias son (temporales o por
errores u omisiones)
- Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar
constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo
es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales.
Si ambos saldos coinciden (saldo del resumen bancario
= Saldo mayor de la cuenta banco), la conciliación ha terminado. Si no coinciden
aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.
Esta minuta se archiva junto con los extractos como
comprobante que justifica las diferencias.
- Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el
transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), NO es
necesario realizar ningún registro. Ejemplos de estas diferencias son:
cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos
encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el
asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de
débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa
Ejemplo de una conciliación bancaria:
NUESTRA CONTABILIDAD (ACTIVO)
MAYOR DE BANCO NACIÓN
CUENTA CORRIENTE
|
FECHA
|
DETALLE
|
DEBE
|
HABER
|
SALDO
|
|
01/05/05
|
Saldo anterior
|
|
|
4.000
|
|
04/05/05
|
Depósito en Efectivo
|
1.000
|
|
5.000
|
|
20/05/05
|
Depósito 48 Horas
|
3.000
|
|
8.000
|
|
28/05/05
|
Cheque 002
|
|
2.500
|
5.500
|
|
28/05/05
|
Cheque 003
|
|
2.000
|
3.500
|
|
28/05/05
|
Cheque 004
|
|
1.000
|
2.500
|
|
31/05/05
|
Depósito 48 Horas
|
2.000
|
|
4.500
|
RESUMEN BANCARIO
PROVENIENTE DE LAS REGISTRACIONES BANCARIAS (PASIVO)
|
FECHA
|
DETALLE
|
DEBE
|
HABER
|
SALDO
|
|
01/05/05
|
Saldo anterior
|
|
|
4.000
|
|
04/05/05
|
Depósito en Efectivo
|
|
1.000
|
5.000
|
|
22/05/05
|
Depósito 48 Horas
|
|
3.000
|
8.000
|
|
22/05/05
|
Cheque Rechazado
|
500
|
|
7.500
|
|
28/05/05
|
Cheque 003
|
2.000
|
|
5.500
|
|
30/05/05
|
Cheque 002
|
2.500
|
|
3.000
|
|
31/05/05
|
Comisión
|
50
|
|
2.950
|
Esta conciliación ha permitido comprobar que los
depósitos y cheques se encuentran registrados aunque la anotación se haya hecho
en fechas diferentes. También permite ver que el banco ha cobrado una comisión
que no figura en nuestra contabilidad, que uno de los cheques depositados fue
rechazado y que el depósito efectuado el último día del mes no figura en el
resumen bancario.
La conciliación propiamente dicha se hace sumando o
restando conceptos al saldo bancario para hacerlo coincidir con el saldo
contable.
Minuta Conciliación Bancaria:
|
DIFERENCIAS
TEMPORALES
|
SALDO
BANCARIO
|
2.950
|
Conceptos no anotados por el banco.
|
|
+ Depósitos no acreditados
|
2.000
|
||
|
- Cheques no pagados por el Banco
|
1.000
|
||
|
SUBTOTAL
|
3.950
|
||
|
ERRORES Y OMISIONES
|
+ Comisiones bancarias
|
50
|
Conceptos no anotados por la empresa.
|
|
+ Cheques Rechazados
|
500
|
||
|
+ Impuestos
|
-----------
|
||
|
+ Débito de servicios
|
-----------
|
||
|
SALDO
CONTABLE
|
4.500
|
||
Posteriormente
se registran en el libro diario las correcciones correspondientes a las
diferencias por errores u omisiones:
|
FECHA
|
DETALLE
|
Fº
|
DEBE
|
HABER
|
|
|
Valores Rechazados (+ Ps.)
Comisiones Bancarias (+ Ps.)
A Banco Nación Cuenta
Corriente (- A)
|
|
500
50
|
550
|
ü Operaciones
con moneda extranjera
Las operaciones con moneda extranjera (También llamadas divisas) se
llaman en general operaciones de cambio.
En la actualidad, la divisa estadounidense (dólar), circula dentro de
nuestro país. Se realizan toda clase de operaciones en dólares, incluyendo los
depósitos bancarios.
La empresa que se maneja con las dos monedas debe diferenciarlas
contablemente, creando las cuentas específicas.
Se llama cotización a la relación de valor existente entre una moneda
extranjera y otra nacional, es decir, al precio en moneda local de una moneda
extranjera.
La cotización de una moneda extranjera puede
estar:
1.
A la par: o sea con un valor igual en moneda nacional.
Por Ej.: U$S 100 = $ 100.
2.
Sobre la par: O sea con un valor mayor en moneda
nacional. Por Ej.: U$S 1 = $ 5.
3.
Bajo la par: O sea con un valor inferior en moneda
nacional. Por Ej.: U$S 100 = $ 97.
Generalmente el valor de la moneda extranjera depende de la demanda y de
la oferta que haya por ella (Cambio Libre), siempre que no exista control
oficial por parte del Estado en su cotización.
Para registrar contablemente este tipo de operaciones emplearemos las
siguientes cuentas:
Moneda extranjera:
Representa las disponibilidades en moneda extranjera que posee la
empresa.
Se debita: Al ingresar moneda extranjera en el activo.
Se acredita: Al entregar la moneda extranjera como pago o al venderla.
Saldo: Patrimonial de activo, Saldo Deudor.
Pérdida por diferencia de cambio:
Representa las pérdidas por diferencia de cotización cuando la empresa
posee activos y pasivos en monedas extranjera.
La pérdida puede producirse:
-
Al valuar los activos y pasivos.
-
Al realizar los activos.
-
Al cancelar los pasivos.
Se debita:
-
Al valuar activos en moneda extranjera al cierre de
ejercicio y dicha moneda haya disminuido su valor.
-
Al valuar pasivos en moneda extranjera al cierre de
ejercicio y dicha moneda haya aumentado su valor.
-
Al vender activos en moneda extranjera a una
cotización menor a la que está registrada en los libros.
-
Al cancelar deudas en moneda extranjera a una
cotización mayor a la que está registrada en los libros.
Usualmente no se acredita.
Cuenta de Resultado Negativo, Saldo deudor.
Utilidad por diferencia de cambio:
Representa la ganancia por diferencia de cotización que se produce
cuando la empresa realiza activos y cancela pasivos en moneda extranjera.
Se acredita:
-
Al vender activos en moneda extranjera a una
cotización mayor a la que está registrada en los libros.
-
Al cancelar pasivos en moneda extranjera a una
cotización menor que la que está registrada en los libros.
Usualmente no se debita.
Cuenta de Resultado Positivo, Saldo acreedor.
Ejemplo:
21/09 - La empresa HX adquiere 10 Pesetas a $ 100 C/U.
25/09 - Se vende el 50 % de las divisas a $ 105 C/U.
01/10 - Se vende el resto de la moneda extranjera a $ 90 C/U.
|
FECHA
|
DETALLE
|
Fº
|
DEBE
|
HABER
|
|
1) 21/09
|
Moneda Extranjera (+ A)
A Caja (- A)
|
|
1.000
|
1.000
|
|
2) 25/09
|
Caja (+ A)
A Moneda Extranjera (- A)
A Utilidad por diferencia de
Cambio (+ Gs)
|
|
525
|
500
25
|
|
3) 01/10
|
Caja (+ A)
Pérdida por diferencia de cambio (+ Ps)
A Moneda Extranjera (- A)
|
|
450
50
|
500
|
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