LIBRO DIARIO

-    Es un libro obligatorio, principal y de primera entrada o cronológico.

-    En él las operaciones se asientan día por día (en forma cronológica) y según el orden en que se vayan efectuando. (O mediante asientos resúmenes, si existen subdiarios). Se dice que es un libro de operaciones.

-    Según el Código de Comercio, debe llevarse encuadernado, foliado y rubricado, pero por la Ley 19 550 las sociedades comerciales pueden solicitar la utilización de medios electrónicos, magnéticos o computarizados, llegando incluso a reemplazar la impresión por la grabación en medios ópticos (cds no regrabables, por ejemplo).

-    Cada registración se llama asiento, y contiene al menos una cuenta debitada y otra acreditada.

-    Para registrar transacciones o hechos en el libro Diario, basta con seguir cuatro pasos:

I)     Identificar la transacción o el hecho y sus datos, según los comprobantes (original de factura ’ compra; duplicado de factura ’ venta; original de recibo ’ pago…).

II)   Especificar cada una de las cuentas afectadas por la transacción o el hecho y clasificar cada cuenta según su naturaleza (activo, pasivo, patrimonio neto, resultado positivo, resultado negativo).

III)  Determinar si la transacción o el hecho aumenta o disminuye cada una de las cuentas. Emplear los principios de la partida doble para determinar si se deben debitar o acreditar (aumento de activo ’ debe; disminución de activo ’ haber; aumento de pasivo ’ haber…).

IV)  Registrar la transacción o el hecho en el Diario, haciendo una breve explicación del asiento (concepto). Se acostumbra –aunque no es obligatorio– anotar primero el lado del debe (cuentas debitadas) y después el lado del haber (cuentas acreditadas).

Estos cuatro pasos se siguen tanto en un sistema manual como en uno computarizado. No obstante, si estamos usando una computadora, por lo general, la registración se efectúa por código de cuenta y, a continuación, el nombre de cuenta aparece automáticamente.